Organízate con eficacia

La mayoría de la gente dice que ciertas cosas no existen por el hecho de no conocerlas, unas cuantas disponen de total entusiasmo y actitud, y sin embargo no logran su cometido, y no es por falta de empeño, tienen que conocer y llevar acabo modelos o métodos, que como ya en mencionado antes, ilustres personajes de la historia han desarrollado con grandes resultados.

Getting Things Done (GTD) es un método de gestión de las actividades y el título de un libro de David Allen que en español se ha titulado ‘Organízate con eficacia’.

GTD se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, no es necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas.

David Allen, a diferencia de otros expertos, no se centra en el establecimiento de prioridades, propone crear listas de tareas especificas (ej. llamadas telefónicas, libros a leer, temas a investigar, proyectos familiares, realización de reportes, etc) y con ello planificar nuestra jornada laboral evitando esa sensación de no haber avanzado y que nuestro día se fue en en apagar los llamados «bomberazos», aquellas tareas que surgen de imprevistos que por su evidente falta de planificación no representan mejoras, sino solo contienen deficiencias.

El autor también sostiene, y lo que muchos utilizamos como justificación para fallar en casi todo: nuestra mala memoria, ese «sistema de recordatorios internos» que la mayoría de las veces falla y con un gran exclamo solemos justificarnos «Se me olvido».

1.- Recopilar

Deposita en «contenedores» externos todo lo que tengas que darle seguimiento, recordar o realizar, por contenedores puedes utilizar tu correo electrónico, teléfono, notas u otra herramienta que te pueda servir para tal fin, la idea es quitar de tu mente todo y depositarlo en nuestros contenedores para luego procesarlos, con el firme propósito de vaciarlos al menos una vez por semana.

2.- Procesar

Ya que determinamos nuestros contenedores, procedamos revisar las tareas que hemos puesto ahí, si no aportan nada, lo eliminamos; si el hacerlo me lleva menos de 15 minutos, realizala al momento, si no depende de ti, transmitela, manteniendo el seguimiento debido, pues el caso no es desentenderse, y si es algo en lo cual tendrás que realizar varias tareas dale un orden y vencimiento.

3.- Organizar

Una vez que tenemos identificadas las tareas que necesitamos llevar acabo, el autor sugiere una serie de listas que utilices para mantener un seguimiento adecuado: Acciones próximas, Proyectos, En espera, Algún día/Quizá, etc, manteniendo la clave del GTD: debe ser fácil, simple y amigable.

4.- Revisar

De manera periódica, por ejemplo al iniciar tu jornada laboral, revisar las tareas y con tu criterio ya establecido, realizarlas, te recomiendo que te ajustes al orden en que las organizaste y evites hacerlo arbitrariamente o las que si «te gustan».

5.- Hacer

David Allen afirma que si simplificas el proceso de organización, estarás menos predispuesto a la dejades o a la saturacion con un gran numero de tareas abiertas.

Te comparto una infografia que recopile en mi investigación que estoy seguro te sera de gran ayuda. sera tu compromiso mantener «vivo» tu sistema de tareas, darle movimiento, bien aplicado te sera de gran ayuda.